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Die IRS Group 🚗

Die IRS Group ist die europaweit führende Gruppe in den Bereichen Smart Repair, Karosserie- & Lackreparaturen sowie Hagelschadeninstandsetzung. Unser Erfolgsrezept: das „Wir“ – mit deutschlandweit 60 Werkstätten und einem starken zentralen Support aus Hamburg.

Für unseren Standort in Hamburg suchen wir Verstärkung als Office & Contract Administration Specialist (m/w/d).

Deine Aufgaben 🎯

Deine Rolle bei uns

In dieser Position übernimmst Du eine zentrale Rolle in der strukturierten Organisation unserer Vertrags- und Verwaltungsprozesse. Du sorgst für Transparenz, Verlässlichkeit und eine saubere administrative Abwicklung, insbesondere im Zusammenspiel mit rechtlich relevanten Themen.

In diesem Rahmen übernimmst du unter anderem folgende Aufgaben:

  • Zentrale Verwaltung, Pflege und strukturierte Ablage unserer Verträge inkl. Fristen, Laufzeiten, Kündigungen und Wiedervorlagen
  • Koordination und Nachverfolgung von Vertragsprüfungen in Abstimmung mit internen Fachbereichen sowie externen Ansprechpersonen
  • Sicherstellung einer transparenten Fristenkontrolle und Dokumentation
  • Administrative Betreuung rechtlicher Sachverhalte (z. B. Korrespondenz, Unterlagenzusammenstellung, Statusverfolgung – keine Rechtsberatung)
  • Koordination von Inkasso-Themen in enger Zusammenarbeit mit der Debitorenbuchhaltung
  • Unterstützung bei HR-nahen rechtlichen und administrativen Themen
  • Vorbereitung von Vollmachten, Beschlüssen und anderen formalen Unterlagen
  • Verantwortung für Gewerbean-, -ab- und -ummeldungen inkl. Dokumentation
  • Koordination und Qualitätssicherung bei Ordnungswidrigkeitsthemen
  • Mitarbeit und eigenständige Übernahme administrativer Teilprojekte (z. B. Prozesse, Dokumentation, Organisation)
  • Fachliche Koordination von Zuarbeit aus dem Office Support

Dein Profil ⭐

  • Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, z. B. als
    • Kaufleute für Büromanagement (m/w/d)
    • Rechtsanwaltsfachangestellte (m/w/d)
    • oder eine vergleichbare Qualifikation
  • Erste bis mehrjährige Erfahrung in der Vertragsverwaltung, Fristenkontrolle, Dokumentenmanagement oder vergleichbarer Administration
  • Idealerweise Erfahrung im Umgang mit formal oder rechtlich relevanten Themen
  • Sehr strukturierte, präzise und eigenständige Arbeitsweise
  • Hohes Verantwortungsbewusstsein sowie Diskretion
  • Schnelle Auffassungsgabe und gutes Organisationsvermögen
  • Kommunikationsstärke und Freude an der Arbeit mit unterschiedlichen Schnittstellen
  • Versierter Umgang mit MS Office, digitalen Tools und KI-Anwendungen zur strukturierten und effizienten Arbeitsweise

Was wir bieten 🤝

  • Eine vielseitige Rolle mit breitem Einblick in Vertragsmanagement und Office-Organisation
  • Die Möglichkeit, Vertrags- und Verwaltungsthemen nicht nur abzuarbeiten, sondern professionell zu strukturieren und weiterzuentwickeln
  • Ein fortschrittliches Arbeitsumfeld, das digitale Lösungen und KI‑gestützte Tools nutzt, um Arbeitsabläufe kontinuierlich zu optimieren und Transparenz sowie Effizienz zu steigern
  • Ein dynamisches Unternehmensumfeld mit kurzen Wegen und praktischer Umsetzung
  • Ein Standort in Hamburg mit direkter Schnittstelle zu Verwaltung, operativen Bereichen und externen Ansprechpersonen
  • Faires Gehalt & 30 Tage Urlaub
  • Entwicklungsmöglichkeiten & Arbeitsplatzsicherheit in einem wachsenden Konzern
  • Corporate Benefits – bis zu 50 % Rabatt bei über 1.500 Marken
  • Company Bike

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IRS Karosserie & Lack GmbH
Eidelstedter Platz 18
22523 Hamburg